在美国,已经完成Notary Public(公证员)签署的文件若要在境外使用,需要再做“认证(legalization)”或“加签(apostille)”。具体要去哪里办理,取决于文件将要使用的国家是否为《1961 年海牙公约》成员。流程可分两种情形:
一、目的国是海牙公约成员(只需Apostille)
先由美国本地Notary Public 公证。
再前往“公证员所在州”的 Secretary of State(州务卿办公室)申请 Apostille 章。
例如文件在加州公证,就去加州州务卿办公室(Sacramento 或 Los Angeles 分处)办理。
州务卿即为该州Apostille 的“唯一主管机关”。
取得Apostille 后,文件即可在其他海牙成员国直接使用,无需额外到美国国务院或外国使领馆加签。
二、目的国不是海牙公约成员(需三级认证)
Notary Public 公证。
有些州需先到County Clerk(郡书记官)做 County Certification;是否必须,视州规定。
到州务卿办公室做State Certification(不同于 Apostille,章面会写“Certification”或“Authentication”字样)。
将文件寄往或送往美国国务院(U.S. Department of State – Office of Authentications,地址:600 19th St NW, Washington DC 20006)办理联邦层级认证。
最后到目的国驻美大使馆或领事馆做领事认证。
若目的国为中国大陆,则应到中国驻美使领馆;若为中国香港或澳门,则根据用途相应前往其经济贸易办事处或驻外机构。
补充要点
• 州务卿 Apostille 或认证费用通常为 5–25 美元/份,处理周期 1–14 个工作日,各州差异较大;可加急。
• 美国国务院认证费 20 美元/份,常规处理约 3–4 周;可委托第三方代办加急。
• 部分使领馆要求事先在线预约,并提供翻译件或附加表格,请提前查阅。
总结
如果文件最终用于海牙成员国,只需到“州务卿办公室”做 Apostille。
如果用于非海牙成员国,则需走“州务卿→美国国务院→目的国使领馆”三级链条。
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